Jaarverslag Stichting Accolade 2006 (jaarverslag: 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009-2010)


Datum : juni 2007


Inhoudsopgave

Voorwoord 3
1 Wat is Stichting Accolade? 4
1.1 Uitgangspunten 4
1.2 Doelstellingen 4
1.3 Hoe is Stichting Accolade georganiseerd? 5
2 Het Theehuis 7
2.1 Opzet Theehuis 7
2.1.1 Verbouwing en inrichting 7
2.1.2 Financiën 7
2.1.3 Personeel/vrijwilligers 7
2.2 PR 8
2.3 Bezoekers en activiteiten 9
3 Overige activiteiten 9
4 Voornemens 2007 9

Ter inzage in het theehuis:
5 Financieel jaarverslag 11
5.1 Jaarrekening 2006
5.2 overige cijfers


Voorwoord
Met groot genoegen presenteren wij het vierde jaarverslag van stichting accolade.

Dankzij alle mensen die op vrijwillige basis mee werken aan dit project en dankzij de faciliteiten die de gemeente beschikbaar stelt, kunnen we terugkijken op een zeer goed jaar.

Bestuur stichting Accolade

1 Wat is Stichting Accolade?
1.1 Ontstaan en uitgangspunten
Stichting Accolade is opgericht op 23 september 2002. Het idee kwam van Nellian Dijkema, zij is uitvaartverzorgster en zij kwam regelmatig op de Selwerderhof. Op deze begraafplaats stond al lange tijd een klein gebouw leeg, een voormalige aula. Zij kreeg het idee om er een andere bestemming aan te geven. Zij zag daar voor zich een ruimte waar begraafplaatsbezoekers in een passende sfeer kunnen vertoeven, desgewenst iets kunnen gebruiken, een luisterend oor aantreffen en informatie kunnen vinden die voor hen relevant is.

Hiertoe is een voorstel gedaan aan de gemeente Groningen, die positief reageerde en het gebouw gebruiksklaar heeft afgeleverd, maar verder geen bemoeienis wil hebben met invulling en exploitatie. De exploitatie wilde de gemeente in handen geven van een rechtspersoon waarmee een gebruikersovereenkomst gesloten zou kunnen worden. Na het onderzoeken van diverse mogelijkheden hiervoor is de stichting Accolade in het leven geroepen.


1.2 Doelstellingen
De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:

a. Alles wat rondom het sterven speelt een volwaardige plaats te geven in de samenleving.
b. Het verrichten van handelingen die met het voorstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
c. Het exploiteren van het theehuis op begraafplaats Selwerderhof te Groningen.
d. Het organiseren en ontwikkelen van activiteiten die een bijdrage leveren aan een goede verwerking van de periode rond het sterven van een mens.


1.3 Hoe is Stichting Accolade georganiseerd?
Het bestuur van stichting Accolade bestaat uit:
Nellian Dijkema, voorzitter
Lya Koornneef, secretaris
Raymond Huwae, penningmeester
Paulien Andriessen, lid

Dit jaar heeft het bestuur nog (te) veel coördinerende taken verricht. Het is noodzakelijk dat er een coördinerend persoon komt, het bestuur heeft bijna een volledige dagtaak aan het begeleiden en organiseren. Bovendien is er iemand nodig die vaker op de werkvloer kan komen en contacten met de mensen kan onderhouden.

2 Het Theehuis
2.1 Opzet Theehuis
Met het theehuis willen we een voorziening bieden waar begraafplaatsbezoekers in een passende sfeer kunnen vertoeven. Een warme en sfeervolle plek met ruimte om te zitten, iets te drinken, te praten, te lezen en een spelletje te doen. Waar vrijwilligers gastvrij aanwezig zijn met een open hart en een luisterend oor waar nodig. Waar voorzieningen zijn zodat ook kinderen zich welkom voelen. Waar een leestafel is met literatuur en informatie over diverse aspecten rond de dood.


2.1.1 Verbouwing en inrichting

In 2006 zijn een aantal wensen gerealiseerd.
Er is een professionele vaatwasser gekomen, die door het snelle programma de taken van de medewerkers, vooral op drukke dagen, erg verlicht.
Het koffiezetapparaat bleef kwakkelen, ook daarvoor kregen, na inspanning van een vrijwilliger, goede vervanging!
De langgekoesterde wens om uitbreiding van de leeshoek met een boekenkast, werd ingelost. Melle Koot maakte een passend exemplaar op maat.

Evenals vorig jaar ontstaat er in de vijfhoekige nok/koepel van het theehuis een erg schimmelige aanslag. Ook hiervoor vroegen we aandacht. Beide problemen zijn nog niet opgelost.
De gewenste telefoon- en internetaansluiting is niet gerealiseerd. We blijven deze wens koesteren, omdat de communicatie (naast telefonisch) steeds meer via e-mail en internet zal gaan. Ook voor de bezoekers kan het belangrijk zijn bepaalde informatieve sites te kunnen bekijken, een mooie aanvulling op onze leestafel.


2.1.2 Financiën

Zie financieel jaarverslag, mappen in het Theehuis en inkoopbeleid.

2.1.3 Personeel/vrijwilligers
Overleg met de gemeente
Het bestuur heeft hierin versterking gekregen van een vrijwilliger


Het theehuis Selwerderhof is afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Daarom is het belangrijk vrijwilligers aan te trekken en aan deze groep mensen te bieden wat nodig is. Het bestuur is nog steeds actief met werving en selectie en ondersteuning van vrijwilligers.
Er is een brochure gemaakt waarin alle gegevens en informatie voor vrijwilligers vermeld is.


Aantal en verloop, bezetting
Er is een redelijk stabiele groep ontstaan in het aantal vrijwilligers. De groep is heel divers van samenstelling. Ook de motivatie om vrijwilliger te zijn voor het theehuis is zeer uiteenlopend.
Er werken ongeveer 40 mensen in het theehuis.( De totale groep betrokkenen is rond de 50. Er zijn bijvoorbeeld mensen die veel doen maar achter de schermen werken zoals de roostermakers en het bestuur, maar ook mensen die alleen per gelegenheid hun diensten aanbieden.)
Zoals in elke organisatie kent het theehuis ook een verloop. Afgelopen jaar zijn vele vrijwilligers de groep komen versterken, maar zijn er ook verschillende tijdelijk of helemaal gestopt. Dit om uiteenlopende redenen van persoonlijke aard als ziekte, werk of kinderen. Ook heeft het theehuis afscheid moeten nemen van een aantal mensen van het eerste uur.

Door het al dan niet tijdelijk afhaken van anderen en de noodzaak om soms met drie mensen te werken op bijvoorbeeld drukke zondagmiddagen in de zomer, blijft er een evenwicht.De meeste mensen kunnen naar tevredenheid ingeroosterd worden. Het is niet nodig een wachtlijst aan te leggen.
Het blijft een hele klus om naar ieders tevredenheid de bezetting weer rond te krijgen. Gelukkig bestaat er een grote inschikkelijkheid en flexibiliteit onder de vrijwilligers. Er wordt veel geruild en geschoven zodat ziekte en onverwachte afwezigheid goed opgevangen worden. Veel mensen zijn bereid gebleken bij vakanties en ziektes extra diensten te draaien. Het is maar zelden dat het bordje gesloten op de deur gehangen hoeft te worden door onderbezetting!
Zoeken is het nog naar het overbruggen van rustige periodes en het genoeg mensen in kunnen zetten bij drukke periodes. Tijdens rustige periodes zijn er vrijwilligers die tijd besteden aan extra taken. Anderen genieten van de tijd die ze aan lezen of schrijven kunnen besteden.Weer anderen proberen zoveel mogelijk op drukke tijden ingeroosterd te worden omdat ze vrijwilliger zijn geworden om gasten te bedienen.

Taakgebieden
Er zijn mensen die naast het theehuiswerk ook extra taken hebben. Dit vormt de basis van de organisatie van het theehuis.
Er zijn veel dingen te doen achter de schermen:
Roosters maken, de administratie verzorgen, geldzaken regelen, de contacten naar buiten onderhouden en de PR doen. Er worden inkopen gedaan en allerlei horecacontroles uitgevoerd.
Verder zijn er mensen alert op het lief en leed binnen de groep. Er zijn mensen die zich met het interieur bezighouden en mensen die ervoor zorgen dat er altijd bloemen in het theehuis zijn.
Een persoon houdt zich bezig met wisselende exposities. Er is er een leestafel met interessante boeken en een heerlijke kinderhoek met een poppenhuis.
Dit jaar heeft het bestuur nog (te) veel coördinerende taken verricht. Het is duidelijk geworden dat het noodzakelijk is dat er een coördinerend persoon komt, het bestuur heeft bijna een volledige dagtaak aan het begeleiden van de dagelijkse gang van zaken en het organiseren van het geheel. Bovendien is er iemand nodig die vaker op de werkvloer komt en contacten met de mensen kan onderhouden.
Met name de communicatie tussen taakgebieden, vrijwilligers en bestuur blijkt een lastig punt te zijn met zoveel mensen die in wisselende samenstelling samen moeten kunnen werken

Reiskosten/vrijwilligersvergoeding
Vrijwilligers die buiten Groningen wonen kunnen als ze dat willen structureel reiskostenvergoeding ontvangen op basis van openbaar vervoer.

Scholing en bijeenkomsten
Er zijn 2 bijeenkomsten gehouden met alle vrijwilligers, en een extra bijeenkomst omdat daar behoefte aan was.
Verder hadden we een zeer geslaagd uitje met elkaar,een boottocht met maaltijd, wandeling op Schier met verhaal!
Er was weer een winterochtenden programma op de rustige ochtenden in het theehuis. Deze werden goed bezocht en met afwisselende ochtenden keken we terug op een geslaagd aanbod. Januari 2006 startte dit programma voor de tweede keer.


2.2. PR
Elke drie maanden, als de kunstexpositie gewisseld wordt, gaat er een persbericht gaat naar de stadsbladen en regionale kranten. Enerzijds om de expositie aan te kondigen, anderzijds om het theehuis in de regio Groningen nog eens onder de aandacht te brengen. Ook wordt steevast aan de pers doorgegeven dat er met Allerzielen en rondom Kerst een knutseltafel in het theehuis staat. Het theehuis blijft nog steeds een aantrekkelijk project voor radio, tv en krant om over te publiceren. Opvallend waren de opnames voor KRO’s Memories op Selwerderhof. Het theehuis werd gebruik als pleisterplaats voor de KRO-ploeg. De uitzending vond plaats in november 2007.

2.2.1 Ambassadeursnetwerk
Het ambassadeursnetwerk is in 2007 uitgebreid. Eerst waren er zeven leden, inmiddels zijn dat er tien. Ambassadeurs zijn mensen die als vrijwilliger bij het theehuis betrokken zijn geweest, maar er niet meer als zodanig actief zijn. Zij zijn op de hoogte van de gang van zaken in het theehuis en houden daarom in hun eigen werk- en woonomgeving hun ogen en oren open, om bezoekers en vrijwilligers over de drempel van het theehuis te helpen. Het bestuur houdt contact.
2.2.2.Winterochtenden

Dit jaar is er weer een speciaal winterochtendprogramma georganiseerd voor de vrijwilligers

2.3. Bezoekers en activiteiten
In het jaar 2006 kwamen er 6065 bezoekers in het theehuis. Een aantal van hen schreef hun bevindingen op in het gastenboek. Kort samengevat blijken de bezoekers erg blij met het theehuis en de manier waarop de vrijwilligers aanwezig zijn en met de sfeer en inrichting en de lekkere koffie/thee.
Extra activiteiten worden zeer gewaardeerd; zoals de knutseltafel van Noëmi Noest met Allerzielen en rondom kerst. Ook hadden de bezoekers waardering voor de leuke knutsels voor kinderen bij speciale gelegenheden.
De bewegwijzering blijft een aandachtspunt.
Op moederdag en tevens het 3 jarig bestaan kwam Editha Vennik accordeon spelen. Daar werd nogal verschillend op gereageerd.
Er was een rondleiding voor medewerkers en belangstellenden over de Joodse begraafplaats, o.l.v. dhr. René de Vries uit Delfzijl.
Er werd verscheidene keren gereserveerd door groepen, waarbij het beleid is, dat het theehuis wel openbaar moet blijven, dus geen besloten bijeenkomsten. Als er voor ca. 20 mensen gereserveerd wordt is er nog ruimte voor de incidentele bezoekers. Reden voor reservering was bv. een asbusbijzetting, een nazit na een uitvaart, het bezichtigen van een net geplaatst grafmonument, een beeldenroute. De reden van reservering is voor ons niet belangrijk, maar we verwachten wél dat men rekening houdt met andere bezoekers en de sfeer.


2.3.1 Leesclub
Als vervolg op de bespreking van het boek Intensive Care van Rosita Steenbeek, een van de winterochtend activiteiten, is door de vrijwilligers zelf een leesclub opgericht. Onder aanvoering van twee van hen wordt gemiddeld een keer in de twee maanden een boek besproken. De leesclub staat open voor alle vrijwilligers van het theehuis, en ook belangstellende bezoekers kunnen zich aanmelden.


3 Overige activiteiten
Het toneelstuk In Memoriam dat in de open lucht op begraafplaatsen gespeeld wordt, hebben we geprobeerd naar Groningen te halen. Het toneelgezelschap was enthousiast maar geen enkele begraafplaats in Groningen was bereid er aan mee te werken.


4 Voornemens en wensen 2007
Er zijn een aantal zaken op verschillende terreinen die dit jaar de aandacht vragen.

Interieur / exterieur
Meer licht in het theehuis, uitlichten kunst.
Een laptop met aansluiting blijft gewenst.
Het linkerterras (bij damestoilet) beter laten functioneren:
Een extra set voor het terras, wat bloemen en planten en een afscheiding zodat het toilet niet een onderdeel van het terras is. Aan de tuinlieden is gevraagd wat voorjaarsbollen rond de terrassen te zetten.
Buitenonderhoud gebouw en terras, duidelijkheid scheppen wiens taken dat zijn. Is het een gemeentetaak (onderhoud gebouw) of een taak voor de stichting? (exploitatie)

Vrijwilligers:

Het afstemmen van het aanbod van uren van vrijwilligers en de vraag naar bezetting van het theehuis onder wisselende omstandigheden naar tevredenheid van alle partijen laten verlopen.
Er moet gezocht worden naar een coördinerende persoon die op horeca- en roosterfront de vinger aan de pols houdt op een voor ieder acceptabele manier en het contact met de vrijwilligers onderhoudt. We proberen middelen aan te boren voor een betaalde coördinator. Deze taak is zo groot in omvang en verantwoordelijk van aard dat dit nodig blijkt. Het is een noodzaak voor het voortbestaan van het theehuis dat we een leidinggevend persoon aan kunnen stellen.!
Tevens is het doel om alle extra taken onder te brengen bij vrijwilligers, die geen bestuurstaak hebben.
Voor de vrijwilligers willen we een paar keer in het jaar op gezelligheid en verbinding gerichte activiteiten organiseren. Naast de vergaderingen waarin vooral het functioneren aan de orde komt.

Activiteiten:

Komend jaar organiseert het bestuur geen winterochtendactiviteiten. We hebben dit een aantal jaren gedaan, maar willen graag dat medewerkers hierin initiatieven ontplooien. We zullen dit stimuleren.
.

Horeca:
De aanpassingen in de kaart en het functioneren van apparatuur blijven aandacht nodig hebben. Ook het stroomlijnen van de inkopen en het beheer van de voorraden hopen we te optimaliseren.

PR
Aandacht vestigen op de vrijwilligerskalender, een uitgave van een bureau Digitaal Ontwerp, fotograaf Frank Abspoel, en drukkerij Gerlach. Van één van onze vrijwilligsters, Annebeth, is voor de kalender in november een portret gemaakt.