Jaarverslag Stichting Accolade 2008(jaarverslag: 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2009-2010)


Datum : mei 2009

Inhoudsopgave

Voorwoord 3
1 Wat is Stichting Accolade? 4
1.1 Uitgangspunten 4
1.2 Doelstellingen 4
1.3 Hoe is Stichting Accolade georganiseerd? 5
2 Het Theehuis 6
2.1 Opzet Theehuis 6
2.1.1 Gebouw, inventaris en inrichting 6
2.1.2 Financiën 6
2.1.3 Personeel/vrijwilligers 6
2.2 PR 8
2.3 Bezoekers en activiteiten 8
3 Overige activiteiten 9
4 Voornemens 2009 9

In het theehuis ter inzage:
5 Financieel jaarverslag
5.1 Jaarrekening 2008
5.2 Overige cijfers 2008


Voorwoord
Met groot genoegen presenteren wij het zesde jaarverslag van stichting accolade.

Dankzij alle mensen die op vrijwillige basis mee werken aan dit project en dankzij de faciliteiten die de gemeente beschikbaar stelt, kunnen we terugkijken op een prima jaar, waarin nieuwe initiatieven in gang gezet zijn om de organisatie optimaal te maken.

Bestuur stichting Accolade

1 Wat is Stichting Accolade?
1.1 Ontstaan en uitgangspunten
Stichting Accolade is opgericht op 23 september 2002. Het idee kwam van Nellian Dijkema, zij is uitvaartverzorgster en zij kwam regelmatig op de Selwerderhof. Op deze begraafplaats stond al lange tijd een klein gebouw leeg, een voormalige aula. Zij kreeg het idee om er een andere bestemming aan te geven. Zij zag daar voor zich een ruimte waar begraafplaatsbezoekers in een passende sfeer kunnen vertoeven, desgewenst iets kunnen gebruiken, een luisterend oor aantreffen en informatie kunnen vinden die voor hen relevant is.

Hiertoe is een voorstel gedaan aan de gemeente Groningen, die positief reageerde en het gebouw gebruiksklaar heeft afgeleverd, maar verder geen bemoeienis wil hebben met invulling en exploitatie. De exploitatie wilde de gemeente in handen geven van een rechtspersoon waarmee een gebruikersovereenkomst gesloten zou kunnen worden. Na het onderzoeken van diverse mogelijkheden hiervoor is de stichting Accolade in het leven geroepen.


1.2 Doelstellingen
De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:

a. Alles wat rondom het sterven speelt een volwaardige plaats te geven in de samenleving.
b. Het verrichten van handelingen die met het voorstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
c. Het exploiteren van het theehuis op begraafplaats Selwerderhof te Groningen.
d. Het organiseren en ontwikkelen van activiteiten die een bijdrage leveren aan een goede verwerking van de periode rond het sterven van een mens.


1.3 Hoe is Stichting Accolade georganiseerd?
Het bestuur van stichting Accolade bestaat uit:
Nellian Dijkema, voorzitter
Raymond Huwaë, penningmeester
Yvonne Morselt, secretaris


2 Het Theehuis
2.1 Opzet Theehuis
Met het theehuis willen we een voorziening bieden waar begraafplaatsbezoekers in een passende sfeer kunnen vertoeven. Een warme en sfeervolle plek met ruimte om te zitten, iets te drinken, te praten, te lezen en een spelletje te doen. Waar vrijwilligers gastvrij aanwezig zijn met een open hart en een luisterend oor waar nodig. Waar voorzieningen zijn zodat ook kinderen zich welkom voelen. Waar een leestafel is met literatuur en informatie over diverse aspecten rond de dood.


2.1.1 Gebouw, inventaris en inrichting

In 2008 zijn een aantal wensen gerealiseerd.
De bijna nooit gebruikte oven werd vervangen door een noodzakelijke extra magnetron. Er is een nieuwe diepvriezer gekomen, die het energieverslindende oude apparaat vervangt.

De gewenste telefoon- en internetaansluiting is niet gerealiseerd. We blijven deze wens koesteren, omdat de communicatie (naast telefonisch) steeds meer via e-mail en internet zal gaan. Ook voor de bezoekers kan het belangrijk zijn bepaalde informatieve sites te kunnen bekijken, een mooie aanvulling op onze leestafel.
Het meubilair behoeft groot onderhoud: tafels schuren en opnieuw in de lak, de terrastafels idem.
Er moet een Arbo-technisch verantwoorde manier komen om de frisdranken op te bergen en te pakken. O.i. zou dit kunnen door een goed lopende lade onderin één van de kastjes te (laten) maken.
Na 5 jaar gebruik zijn diverse zaken aan slijtage onderhevig.
Helaas is er nog geen oplossing gevonden voor de schimmelplekken in de lichtkoepel.
Genoeg te doen dus in 2009.

2.1.2 Financiën

Zie financieel jaarverslag, mappen in het Theehuis en inkoopbeleid.

2.1.3 Personeel/vrijwilligers
Overleg met de gemeente:
Het bestuur heeft hierin versterking gekregen van een vrijwilliger: Wim van Rink. Dit jaar is er vooral overleg geweest over praktische punten met de betreffende ambtenaren, vnl op ons initiatief. Het structurele overleg met de begraafplaatsbeheerder –volgens afspraak op hun initiatief- is er niet geweest. Het structurele overleg met de begraafplaatsbeheerder –volgens afspraak op hun initiatief- is er niet geweest, dit houdt vermoedelijk verband met een personeelswisseling bij de begraafplaats.

Het theehuis Selwerderhof is afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Daarom is het belangrijk vrijwilligers aan te trekken en aan deze groep mensen te bieden wat nodig is. Het bestuur is nog steeds actief met werving en selectie en ondersteuning van vrijwilligers.
De brochure waarin alle gegevens en informatie voor nieuwe vrijwilligers vermeld zijn wordt regelmatig vernieuwd.

Bijeenkomsten

We begonnen het jaar goed met een etentje waar Marcel Wijn van Wijns Organisatie-advies de wensen en behoeften van de medewerkers inventariseerde.
Dit, om het beeld te completeren en een advies te kunnen uitbrengen. (Er was eerder contact geweest met bestuur en coördinator, stukken werden gelezen en Marcel bracht een bezoek aan het theehuis.
Medewerkers van Stichting Stiel waren aanwezig (Silvia Hefting en Martha Reining). Zij ondersteunen onze organisatie gedurende dit jaar. (een gevolg van het meedoen aan de Groninger Beursvloer in november 2007, waarin Stichting Accolade een aantal organisatie-ondersteunende vragen had.)
Stichting Stiel ging als eerste actie op zoek naar een coach voor de coördinator, en reikte mogelijkheden aan om fondsen aan te schrijven

Verder werd het nieuwe bestuurslid Yvonne Morselt geïntroduceerd en was Mieke van Maarsseveen aanwezig, die weer voortgangsgesprekken aanbood aan wie daaraan behoefte voelde. 6 medewerkers hebben daarvan gebruik gemaakt.
Het organisatieadvies werd toegelicht en besproken in een bijeenkomst in februari met bestuur, coördinator, een vertegenwoordiging vanuit de vrijwilligers en Stichting Stiel. Hieruit vloeide voort dat er enkele indringende telefonische en persoonlijke gesprekken met kritische vrijwilligers werden gevoerd.
Vrijwilligers bleken het belangrijk te vinden om naast een coördinator ook een coördinerend team vanuit de vrijwilligers te hebben om zo de relatie met het bestuur wat beter te kunnen invullen.
In de loop van het jaar is dit verzoek uitgewerkt en zijn drie medewerkers bereid gevonden hierin te participeren. Het bestuur wordt daarmee zeer goed ondersteund. In de najaarsvergadering zijn de restultaten gepresenteerd. Daar is ook afgesproken dat we jaarlijks voorafgaand aan de najaarsvergadering een evaluatiemoment inbouwen, waarop ieder de kans heeft suggesties, verbeteringen etc. aan te geven, die dan waar wenselijk ingevoerd worden in het volgende jaar.

Aantal en verloop, bezetting
Er is een redelijk stabiele groep vrijwilligers. De groep is heel divers van samenstelling. Ook de motivatie om vrijwilliger te zijn voor het theehuis is zeer uiteenlopend.
Er werken ongeveer 32 mensen in het theehuis.( De totale groep betrokkenen is rond de 45. Er zijn bijvoorbeeld mensen die veel doen maar achter de schermen werken zoals de roostermakers en het bestuur, maar ook mensen die alleen per gelegenheid hun diensten aanbieden.)
Zoals in elke organisatie kent het theehuis ook een verloop. Afgelopen jaar zijn vele vrijwilligers de groep komen versterken, maar zijn er ook een aantal tijdelijk of helemaal gestopt. Dit om uiteenlopende redenen van persoonlijke aard zoals ziekte, werk of kinderen.
De meeste mensen kunnen naar tevredenheid ingeroosterd worden. Het blijft een hele klus om naar ieders tevredenheid de bezetting weer rond te krijgen. Gelukkig bestaat er een grote inschikkelijkheid en flexibiliteit onder de vrijwilligers. Er wordt veel geruild en geschoven zodat ziekte en onverwachte afwezigheid goed opgevangen worden. Veel mensen zijn bereid gebleken bij vakanties en ziektes extra diensten te draaien.
Zoeken is het nog naar het overbruggen van rustige periodes en het genoeg mensen in kunnen zetten bij drukke periodes. Tijdens rustige periodes zijn er vrijwilligers die tijd besteden aan extra taken. Anderen genieten van de tijd die ze aan lezen of schrijven kunnen besteden.Weer anderen proberen zoveel mogelijk op drukke tijden ingeroosterd te worden omdat ze vrijwilliger zijn geworden om gasten te bedienen.

Taakgebieden
Er zijn mensen die naast het theehuiswerk ook extra taken hebben. Dit vormt de basis van de organisatie van het theehuis. Er zijn veel dingen te doen achter de schermen.
Roosters maken, de administratie verzorgen, geldzaken regelen, de contacten naar buiten onderhouden en de PR doen. Er worden inkopen gedaan en allerlei horecacontroles uitgevoerd.
Verder zijn er mensen alert op het lief en leed binnen de groep. Er zijn mensen die zich met het interieur bezighouden en mensen die ervoor zorgen dat er altijd bloemen in het theehuis zijn.
Een iemand houdt zich bezig met wisselende exposities. Er is er een leestafel met interessante boeken en een heerlijke kinderhoek met een poppenhuis.
De taakgebieden zijn redelijk ingevuld, aan het einde van het jaar kwam er een roosteraar bij, zodat we nu, als vanouds, 2 mensen hiervoor hebben.
Er werd een “coördinerend team” gevormd, waarin de theehuis-penningmeester Wim van Rink zitting nam, en 2 vrijwilligers van het eerste uur: Greetje Beukema en Anneke van Til.
Helaas (voor ons, niet voor haar) kreeg coördinator Annebeth Roggema een baan, en fungeert het bestuur als interim-coördinator. We zoeken naar een andere coördinator.


Reiskosten/vrijwilligersvergoeding
Vrijwilligers die buiten Groningen wonen kunnen als ze dat willen structureel reiskostenvergoeding ontvangen op basis van openbaar vervoer. Voor de (interim)-coördinator is er een maximale vrijwilligersvergoeding. Daarnaast is er besloten om het bestuur en de 3 leden van het coördinatieteam een maandelijkse onkostenvergoeding te geven.

Scholing en bijeenkomsten, 5 jarig bestaan
Vanwege het 5-jarig bestaan van het theehuis hebben we in april een uitstapje gemaakt naar Amsterdam: naar het uitvaartmuseum Tot Zover, collega-café Roosendael en een wandeling over begraafplaats De Nieuwe Ooster. Het was leuk dat er ook een aantal begraafplaatsmedewerkers mee gingen! Onderweg waren er interessante en leuke bijdragen van vrijwilligers, en reden we terug een mooie route door de bollenstreek.
Verder werden er nav het 5 jarig bestaan consumptiebonnen uitgedeeld aan gebruikers van de voedselbank.
De gasten kregen een week lang slagroomsoesjes met vlag!

In augustus hadden we een leuk, leerzaam en gezellig uitstapje naar De Groene Zon, een kruidencentrum in Beijum, opgezet door Saskia Nieboer. Vrijwilliger Wilco de Jong organiseerde dit geweldig en verzorgde ook de inwendige mens!

Enkele vrijwilligers hebben het jaarlijkse symposium van de stichting Elisabeth Kübler-Ross gevolgd.

Met Allerzielen zijn er gedenkstukjes gemaakt onder begeleiding van kunstenaars (Jeanet Bergsma en Noëmi Noest) en ook met kerst was er gelegenheid om mooie stukjes voor op het graf te maken. Enkele dagdelen onder begeleiding.


2.2 PR
Vrijwilligster Marjolijn van Vark is de nieuwe pr-medewerker. Paulien Andriessen schrijft een maandelijkse column geïnspireerd op het theehuis. Een deel van deze columns verscheen in het Dagblad vh Noorden, met een leuk inleidend artikel met foto.

Werkvloermededelingen wordt ‘Theehuisnieuws’.

Het theehuisnieuws is het communicatiemiddel waarin maandelijks nieuws, mededelingen of berichten door vrijwilligers geplaatst, te lezen zijn. Dit jaar voorzien van een passende lay-out.

2.3 Bezoekers en activiteiten
Op Valentijnsdag 14 februari werd er een beeld onthuld op het kinderhofje. Na afloop kwam het gezelschap genodigden in het theehuis bij elkaar voor een hapje en een drankje. De daarvoor verantwoordelijke vrijwilligers hadden hierin uitstekend voorzien in goede samenwerking met het personeelslid dat hiervoor vanuit de begraafplaats verantwoordelijk was.
In het jaar 2008 kwamen er 7594 bezoekers in het theehuis. Een aantal van hen schreef hun bevindingen op in het gastenboek. Kort samengevat blijken de bezoekers erg blij met het theehuis en de manier waarop de vrijwilligers aanwezig zijn en met de sfeer en inrichting en de lekkere koffie/thee.
Extra activiteiten zoals de knutseltafel van Noëmi Noest en Jeanet Bergsma met Allerzielen en rondom kerst worden erg gewaardeerd. Er werd verscheidene keren gereserveerd door groepen, waarbij het beleid is, dat het theehuis wel openbaar moet blijven, dus geen besloten bijeenkomsten. Als er voor ca. 20 mensen gereserveerd wordt is er nog ruimte voor de incidentele bezoekers. Reden voor reservering was bv. een asbusbijzetting, een nazit na een uitvaart, het bezichtigen van een net geplaatst grafmonument, een beeldenroute.
De reden van reservering is voor ons niet belangrijk, maar we verwachten wél dat men rekening houdt met andere bezoekers en de sfeer.

Leesclub
De in 2005 door enkele vrijwilligers opgerichte leesclub is nog steeds actief. Onder hun aanvoering wordt gemiddeld een keer in de twee maanden een boek besproken. De leesclub staat open voor alle vrijwilligers van het theehuis en voor geïnteresseerde bezoekers.


3 Overige activiteiten
Op aanraden en met behulp van exposant/kunstenaar Feike vd Boom, tevens jurist, zijn de kunstenaarscontracten aangepast. Ze voldoen nu beter aan verzekeringstechnische voorwaarden.

We hebben contacten gehad met mensen die elders in het land, te weten Leeuwarden, Emmeloord en Amsterdam, een voorziening als ons theehuis willen realiseren.


4 Voornemens en wensen 2009
Het bestuur wil zich minder met de praktische invulling van het theehuis bezig houden en denkt aan het onderzoeken naar de behoefte aan een vorm van vrijwillige uitvaartzorg binnen zorgverleningsinstellingen waar mensen met weinig of geen geld gebruik van maken zoals bv. daklozenzorg, verslavingszorg en voor mensen die een beroep moeten doen op een gemeente-uitvaart.

We zoeken naar een mogelijkheid om een mooi boek rondom het theehuis en de columns van Paulien Andriessen te laten maken, onder redactie van Paulien en Nellian en eventuele externe mensen. We hebben hiervoor een aanvraag gedaan bij het fonds vrijwilligersinitiatieven.

Interieur / exterieur
Een laptop met aansluiting blijft gewenst.
De zorg voor de kinderhoek .
Schimmel in de koepel verwijderen.
En aanverwant: voor veel momenten zou het heel wenselijk zijn wanneer we zelf een sleutel zouden hebben om op de begraafplaats (en dus in het theehuis) te kunnen komen. Er zijn vaak dingen te doen op momenten waarop de begraafplaats gesloten is. We zijn nu steeds afhankelijk van iemand van het personeel om ons erin en eruit te laten.

Vrijwilligers:
Het afstemmen van het aanbod van uren van vrijwilligers en de vraag naar bezetting van het theehuis onder wisselende omstandigheden naar tevredenheid van alle partijen laten verlopen.
Voor de vrijwilligers willen we een paar keer in het jaar op gezelligheid en verbinding gerichte activiteiten organiseren. Naast de vergaderingen waarin vooral het functioneren aan de orde komt. Ook zal er dit jaar weer aandacht zijn voor scholing in relevante onderwerpen.

Horeca:
We willen komen tot een totaaloverzicht van jaarlijkse vervangingsbehoefte van apparatuur e.d. , zodat in overleg met de gemeente tijdig vervanging gerealiseerd kan worden.