Jaarverslag Stichting Accolade 2003

Datum : 18 februari 2004

Voorwoord 3
1 Wat is Stichting Accolade? 4
1.1 Uitgangspunten 4
1.2 Doelstellingen 4
1.3 Hoe is Stichting Accolade georganiseerd? 5
2 Het Theehuis 6
2.1 Opzet Theehuis 6
2.1.1 Verbouwing en inrichting 6
2.1.2 Financiën 6
2.1.3 Personeel/vrijwilligers 6
2.1.4 Overigen 8
2.2 PR 8
2.3 Bezoekers en activiteiten 9
3 Voornemens 2004 10

ter inzage in het theehuis:
4 Financieel jaarverslag 11
4.1 Jaarrekening 2003 11
4.2 Overige cijfers 2003 12

Voorwoord
Met groot genoegen presenteren wij het tweede jaarverslag van stichting accolade.

Was het eerste verslag uit het jaar van voorbereiden en opstarten van de hoofdactiviteit van de stichting, dit tweede verslag geeft een indruk van de 9 maanden dat het theehuis Selwerderhof open is geweest op het moment van schrijven van dit jaarverslag.
Dankzij alle mensen die op vrijwillige basis mee werken aan dit project en dankzij de faciliteiten die de gemeente beschikbaar stelt, kunnen we terugkijken op een zeer goed startjaar.

Bestuur stichting accolade

1 Wat is Stichting Accolade?
1.1 Uitgangspunten
Stichting Accolade is opgericht op 23 september 2002. Het idee kwam van Nellian Dijkema, zij is uitvaartverzorgster en zij kwam regelmatig op de Selwerderhof. Op deze begraafplaats stond al lange tijd een klein gebouw leeg, een voormalige aula. Zij kreeg het idee om er een andere bestemming aan te geven. Zij zag daar voor zich een ruimte waar begraafplaatsbezoekers in een passende sfeer kunnen vertoeven, desgewenst iets kunnen gebruiken, een luisterend oor aantreffen en informatie kunnen vinden die voor hen relevant is.

Hiertoe is een voorstel gedaan aan de gemeente Groningen, die positief reageerde en het gebouw gebruiksklaar heeft afgeleverd, maar verder geen bemoeienis wil hebben met invulling en exploitatie. De exploitatie wilde de gemeente in handen geven van een rechtspersoon waarmee een gebruikersovereenkomst gesloten zou kunnen worden. Na het onderzoeken van diverse mogelijkheden hiervoor is de stichting Accolade in het leven geroepen.

1.2 Doelstellingen
De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:

a. Alles wat rondom het sterven speelt een volwaardige plaats te geven in de samenleving.
b. Het verrichten van handelingen die met het voorstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.

c. Het exploiteren van het theehuis op begraafplaats Selwerderhof te Groningen.
d. Het organiseren en ontwikkelen van activiteiten die een bijdrage leveren aan een goede verwerking van de periode rond het sterven van een mens.

1.3 Hoe is Stichting Accolade georganiseerd?
Het bestuur van stichting Accolade bestaat uit:
Nellian Dijkema, voorzitter
Lya Koornneef, secretaris
Raymond Huwaë, penningmeester

In de voorbereidende fase is er onder meer een organisatiemodel ontwikkeld
waarin stichting Accolade de organisatie rond het theehuis zichtbaar wil maken.

NB Het streven is om een coördinerend vrijwilliger te zetten tussen bestuur en werkgroep, die een aantal taken overneemt die nu nog door het bestuur worden verricht.

2 Het Theehuis
2.1 Opzet Theehuis
Met het theehuis willen we een voorziening bieden waar begraafplaatsbezoekers in een passende sfeer kunnen vertoeven. Een warme en sfeervolle plek met ruimte om te zitten, iets te drinken, te praten, te lezen. Waar vrijwilligers gastvrij aanwezig zijn met een open hart en een luisterend oor waar nodig. Waar voorzieningen zijn zodat ook kinderen zich welkom voelen. Waar een leestafel* is met literatuur en informatie over diverse aspecten rond de dood.

* onderdeel van de leestafel is de informatiemap waarin adressen van relevante
bedrijven opgenomen zijn. Betreffende bedrijven hebben de gelegenheid om tegen een vergoeding twee bladen van A4-formaat aan de map toe te voegen. Deze vergoeding wordt voor het theehuis gebruikt.

2.1.1 Verbouwing en inrichting
Na aanvankelijk pessimisme over het moment van realisering van het theehuis bleek dat de bouw naar voren werd geschoven omdat de gemeente pas later kon beginnen met de bouw van het personeelsonderkomen. Dit betekende dat het bestuur van stichting Accolade tot actie moest overgaan en in minder tijd dan gedacht was een aantal zaken moest realiseren.

We zijn druk geweest met keuzes en aanschaf van meubilair, apparatuur, serviesgoed, linnengoed, schoonmaakattributen, het samenstellen en maken van de KAART. Dit alles gelukkig met ondersteuning van verschillende vrijwilligers.

Voor de inhoud van de leestafel hebben we met enkele vrijwilligers Groninger boekhandels benaderd met de vraag om boeken te schenken. Gelukkig werd hieraan gehoor gegeven en konden we met een redelijk gevulde leestafel starten. We kregen de toezegging van Humanitas dat we voor een aanzienlijk bedrag subsidie boeken voor de leestafel konden aanschaffen dit jaar.
Een andere gift bij de opening kwam van een vrijwilliger. We hebben dit besteed aan de aanschaf van (een gedeelte van de) gordijnen. Aan het einde van het jaar verraste de Fontein (SOW) ons met een gift. Hiervan zijn o.a. rails aangeschaft voor kunst.

Door één van de vrijwilligers is een prachtige kinderhoek gemaakt, een onderdeel dat we tijdelijk geïmproviseerd hadden omdat het ook geschrapt was.
Voor de benodigde voorraad bleek de opslagmogelijkheid in het theehuis zelf te klein.
Gelukkig dacht de gemeente mee en vond een oplossing door een deel van het voormalig kantoor beschikbaar te stellen. Deze plek biedt ruimte aan een diepvrieskist, een stelling waarop de frisdranken en kratten staan, plaats voor terrasmeubilair in de winter en opslag voor seizoensgebonden attributen.

De wensen op korte termijn zijn een uitbreiding van het werkgebied in de keuken.

2.1.2 Financiën
Helaas bleek dat er minder geld beschikbaar was dan de gemeente had toegezegd, en dat ze verwachtten dat we de inrichting voor eigen rekening zouden realiseren. Gelukkig kon het bestuur dit terugdraaien na benadering van de wethouder en een gesprek met Hans Sluis, directeur van de sectie waaronder de begraafplaatsen vallen. Voor een deel moest dit door ons voorgefinancierd worden en werd het later aan de hand van bonnen door de gemeente terugbetaald.
Toch was er minder geld beschikbaar dan nodig was, zodat we diverse fondsen hebben benaderd. Dit zonder resultaat, we hebben de indruk dat het theehuis toch vooral als horecavoorziening en dus als winstgevend gezien werd, ondanks dat we aangaven dat de doelstelling wel anders ligt.
Er zijn een aantal donateurs die dit jaar aangeschreven zijn voor een nieuwe donatie.
Ook is er wat geld verkregen door de bijdragen van bedrijven die zich presenteren in de informatiemappen. De aanmeldingen voor deelname aan deze mappen bleef achter bij de verwachtingen. Om het tekort verder op te lossen hebben we een aantal gewenste zaken op de lange baan geschoven en tot nader orde uitgesteld.

2.1.3 Personeel/vrijwilligers
Het theehuis Selwerderhof is afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Daarom is het belangrijk vrijwilligers aan te trekken en aan deze groep mensen te bieden wat nodig is. Tot de opening was het bestuur, met behulp van een vrijwilliger met werving en selectie van vrijwilligers actief.
Er is een brochure gemaakt waarin alle gegevens en informatie voor vrijwilligers vermeld is.

Aantal en verloop, bezetting
Er is een redelijk stabiele groep ontstaan in het aantal vrijwilligers. De groep is heel divers van samenstelling. Ook de motivatie om vrijwilliger te zijn voor het theehuis is zeer uiteenlopend.
Er werken ongeveer 40 mensen in het theehuis.( De totale groep betrokkenen is rond de 50. Er zijn bijvoorbeeld mensen die veel doen maar achter de schermen werken zoals de roosteraar en het bestuur, maar ook mensen die alleen bij gelegenheid hun diensten aanbieden.)
Zoals in elke organisatie kent het theehuis ook een verloop. Afgelopen jaar zijn vele vrijwilligers de groep komen versterken, maar zijn er ook verschillende tijdelijk of helemaal gestopt. Dit om uiteenlopende redenen van persoonlijke aard als ziekte, werk of kinderen.
Er is een moment geweest dat het er op leek dat de groep zo groot werd dat niet iedereen meer zo vaak kon werken dan gewenst. Dit leidde er toe dat nieuwe vrijwilligers op een wachtlijst kwamen als hun dagdelenaanbod overlapte met dat van vrijwilligers van het eerste uur.
Door het al dan niet tijdelijk afhaken van anderen en de noodzaak om soms met drie mensen te werken op bijvoorbeeld drukke zondagmiddagen in de zomer, is er weer een evenwicht ontstaan.Het blijft een hele klus om naar ieders tevredenheid de bezetting weer rond te krijgen. Gelukkig bestaat er een grote inschikkelijkheid en flexibiliteit onder de vrijwilligers. Er wordt veel geruild en geschoven zodat ziekte en onverwachte afwezigheid goed opgevangen worden. Veel mensen zijn bereid gebleken bij vakanties en ziektes extra diensten te draaien. Het is maar zelden dat het bordje gesloten op de deur gehangen hoeft te worden door onderbezetting!
Zoeken is het nog naar het overbruggen van rustige periodes en het genoeg mensen in kunnen zetten bij drukke periodes. Tijdens rustige periodes zijn er vrijwilligers die tijd besteden aan de taken voor een werkgroep, anderen genieten van de tijd die ze aan lezen of schrijven kunnen besteden.Weer anderen proberen zoveel mogelijk op drukke tijden ingeroosterd te worden omdat ze vrijwilliger zijn geworden om gasten te bedienen. Hoe dit in de toekomst zal uitwerken, moeten we nog ervaren. Voor aanpassingen is het nog te vroeg. Pasen 2004 draaien we 1 jaar en kunnen we op alle seizoenen terugkijken.

Werkgroepen
Er zijn mensen die naast het theehuis werk ook aan een werkgroep deelnemen. Er wordt administratieve ondersteuning gegeven, de leestafel wordt verzorgd, de kinderhoek onderhouden, de geldzaken worden behartigd, de pr verzorgd, de inkopen gedaan, de bloemen geplukt en gekocht en binnenkort ook de kunst aan de muur gehangen! Afgelopen jaar is langzaam de invulling van diverse werkgroepen gegroeid. De roosteraar heeft hulp gekregen en ook waren er ad hoc werkgroepjes om bij voorbeeld de stand voor het EKR-symposium in te richten en te bemensen, en om de kerstperiode vorm te geven.

Reiskosten/vrijwilligersvergoeding
Op vragen van vrijwilligers om vergoeding te kunnen ontvangen kan ingegaan worden gezien de financiële positie van het theehuis. Besloten is dat mensen die buiten Groningen wonen structureel reiskostenvergoeding ontvangen op basis van openbaar vervoer.

Scholing en bijeenkomsten
We organiseerden een horeca training voor alle vrijwilligers, waarin ook bejegening van gasten aan de orde kwam. Er waren enkele vergaderbijeenkomsten waar veel praktische zaken besproken werden.
Omdat er van gasten regelmatig vragen komen over de begraafplaats heeft Wim Doek ons in een excursie op een mooie zomeravond van alles uit de Doeken gedaan. Een vrijwilligster heeft een onderzoek gedaan naar de geschiedenis van de begraafplaats waarvan het verslag in het theehuis ligt. Alle vrijwilligers konden meedoen aan het symposium van de stichting Elisabeth Kübler-Ross, een aantal heeft daarvan gebruik gemaakt.

Vogelrondleiding
De Selwerderhof is een aangename verblijfplaats voor vogels.De theehuismedewerkers wilden meer over de vogels weten en vroegen vogelkenner Jan Allex de Roos om een vogelrondleiding te geven. Op een mooie herfstdag in 2003 is hij met een kleine groep vrijwilligers over de begraafplaats gelopen en heeft hij de koperwieken, pimpelmezen, roodborstjes en winterkoninkjes aangewezen. Terloops vertelde hij ook over het goudhaantje in de lariks naast het theehuis en het ijsvogeltje, dat vaak in het aangrenzende water te zien. Helaas kwam het ijsvogeltje die dag niet te voorschijn. De Roos wil in de toekomst nog wel eens een rondleiding geven. Het liefst voor kleine groepjes, van vijf à zes mensen.

Nieuwsbrief
De eerste Nieuwsbrief voor de vrijwilligers van het theehuis werd eind september 2003 uitgereikt op de theehuisbijeenkomst.
De Nieuwsbrief zal twee keer per jaar gaan verschijnen, ter ondersteuning van de interne communicatie. Tegelijk met de Nieuwsbrief werd een blad met ‘Mededelingen van de werkvloer’ verspreid, met praktische informatie over de werkwijze in het theehuis. De Nieuwsbrief is een uitgave van Stichting Accolade.

2.1.4 Overigen
We kregen bezoek van de keuringsdienst van waren, die alle voorzieningen, producten en waren in orde bevonden. We moeten alleen gaan werken met papieren handdoeken of keukenrollen. voor dit doel is een handdoekhouder met papieren handdoeken aangeschaft.
De benodigde vergunningen zijn dit jaar ook allemaal geregeld en in het theehuis aanwezig.

Er is een verzekering afgesloten voor alle vrijwilligers op het moment dat ze werkzaam zijn in het theehuis.

2.2 PR
Tot ieders verrassing heeft het theehuis veel aandacht in de pers gekregen. Het begon met een artikel in het Dagblad van het Noorden in mei 2002 met de treffende titel: een bakje troost op de begraafplaats. Na het tekenen van de gebruikersovereenkomst stond er een stukje in de Gezinsbode, een treurige foto van de kleine aula in de herfst erboven. Om de proefopening met Kerst bekend te maken, zijn er voor het eerst persberichten rondgestuurd. Voor de onofficiële opening op 19 april 2003 is de pers opnieuw benaderd. De uitzending van Pauline Broekema in het NOS journaal en een berichtje in SBS-nieuws met Pasen was wel de kroon op het werk. Voor de activiteiten rondom kerst 2003, hebben ook de kleinere regionale bladen in de provincie Groningen een persbericht ontvangen.

Het theehuis is inmiddels bekend in heel Nederland. Na de eerste positieve artikelen en reportages komen de aanvragen van journalisten en programmamakers nu soms vanzelf binnen. Omdat een theehuis als het onze een nieuw verschijnsel is willen journalisten weten hoe het zo gekomen is en of het goed loopt. Wij blijven actief aandacht vragen van de pers voor het theehuis, om activiteiten in het theehuis aan te kondigen en om de visie van Stichting Accolade uit te kunnen dragen.

Er hebben artikelen over het theehuis gestaan in o.a. Gezinsbode, Dagblad van het Noorden, Wijkkrant Selwer en Telegraaf.

Ook zijn er een aantal interviews op de radio geweest t.w. Radio Noord - Noord-Nieuws, NCRV radio Schepper en Co.

Verder zijn we ook nog te zien geweest in NOS-journaal, SBS-nieuws,TV Noord en OOG TV.

Het Algemeen Dagblad heeft een artikel geschreven wat nog niet is gepubliceerd en het interview bij KRO Dolce Vita is niet uitgezonden.

2.3 Bezoekers en activiteiten

Vanaf de opening tot het einde van het jaar kwamen er 3354 bezoekers in het theehuis. Een aantal van hen schreef hun bevindingen op in het gastenboek. Kort samengevat blijken de bezoekers erg blij met het theehuis en de manier waarop de vrijwilligers aanwezig zijn en met de sfeer en inrichting en de lekkere koffie/thee.
Extra activiteiten worden zeer gewaardeerd. Zo waren er op 2 november een verhalenvertelster (Mary Hofman) en 3 musici aanwezig. Rond kerst was er gelegenheid kerststukjes te maken. De “seizoensextraatjes” (paaseitje, pepernotenbakje, kerstkransje, oliebol, nieuwjaarsrolletje etc.) werden opgemerkt en aardig gevonden.
Het feit dat er buiten warm gerookt kan worden dankzij de terrasheater vond men zeer attent.
Sommige bezoekers vonden het theehuis slecht te vinden op de begraafplaats, en anderen deden de suggestie dat in de koffiekamer een verwijzing naar het theehuis op zijn plaats zou zijn. Er werd verscheidene keren gereserveerd door groepen, waarbij het beleid is, dat het theehuis wel openbaar moet blijven, dus geen besloten bijeenkomsten. Als er voor ca. 20 mensen gereserveerd wordt is er nog ruimte voor de incidentele bezoekers. Reden voor reservering was bv. een asbusbijzetting, een nazit na een uitvaart, het bezichtigen van een net geplaatst grafmonument, een beeldenroute.
De reden van reservering is voor ons niet belangrijk, maar we verwachten wél dat men rekening houdt met andere bezoekers en de sfeer.

3 Voornemens 2004
Er zijn een aantal zaken op verschillende terreinen die dit jaar de aandacht vragen.

Interieur:
Voor de zomerdrukte moet er meer werkvlak in de keuken gerealiseerd worden, er is meer opslagruimte voor boeken nodig en er komt dit jaar kunst aan de muur. Ook zal er aanvullend terrasmeubilair aangeschaft moeten worden (stoelen).

Vrijwilligers:
Het afstemmen van het aanbod van uren van vrijwilligers en de vraag naar bezetting van het theehuis onder wisselende omstandigheden naar tevredenheid van alle partijen laten verlopen.
Er zal gezocht worden naar een coördinerende vrijwilliger die op horeca- en roosterfront de vinger aan de pols houdt op een voor ieder acceptabele manier. Tevens is het doel om alle werkterreinen van het theehuis in werkgroepen ondergebracht te hebben.
Voor de vrijwilligers willen we een paar momenten in het jaar een informele, op gezelligheid en verbinding gerichte activiteit organiseren, naast de vergaderingen waarin vooral het functioneren aan de orde komt. Dit jaar is er elke eerste dinsdag van de maand gelegenheid om vragen, wensen, klachten of problemen op het kantoor van de stichting te bespreken met leden van het bestuur. Aansluitend is er een theekransje voor alle betrokkenen om elkaar te ontmoeten. Ook zal er dit jaar weer aandacht zijn voor scholing op onderwerpen als bedrijfshulpverlening en veiligheid, horecavaardigheden en samenwerking.

Activiteiten:
Er is een jaarplanning opgesteld als draaiboek. We willen proberen om op speciale dagen aangepaste activiteiten te organiseren (zoals het maken van kerststukjes rond kerst), een extraatje bij de “kaart” (oliebollen op oudjaar, hartjes op de tafels met Valentijnsdag etc.) en soms eenvoudige life muziek in het theehuis. Deze planning kan gewijzigd en aangepast worden waar dat nodig zal blijken. Het doel is om niet elk jaar opnieuw het wiel uit te vinden, en te kunnen organiseren volgens een vooropgezet plan.
Hierin kan bv. ook structureel in voor- en najaar een vogelexcursie opgenomen worden.

Horeca:
De aanpassingen in de kaart en het functioneren van apparatuur behoeven aandacht.
Ook het stroomlijnen van de inkopen en het beheer van de voorraden hopen we, na 1 jaar gedraaid te hebben, te kunnen optimaliseren.

PR
Doel voor dit jaar is om het theehuis meer bekendheid te geven op de begraafplaats zelf. We bereiken niet de bezoekers van de begraafplaats in voldoende mate. We zullen onderzoeken hoe we dat wel kunnen realiseren.

jaarverslagen: 2003 , 2004 , 2005 , 2006 , 2007, 2008, 2009-2010